Microsip: El programa de Ferretería FIMSA, Chiapas

FIMSA - Equipos y refacciones de Chiapas

Es una empresa que se dedica a la comercialización y servicio de equipos de implementación agrícola principalmente equipos y refacciones de la marca Stihl desde hace 32 años en Chapas. Están ubicados en distintas ciudades actualmente cuentan con:

• 1 CEDIS y 2 sucursales en San Cristóbal de las Casas

• 2 Sucursales en Tapachula

• 1 Sucursal en Comitán de Domínguez

Cada sucursal cuenta con un centro de servicio para los equipos que comercializan.

Anteriormente contaban con un software Punto de Venta el cual no pudieron implementar completamente debido a las deficiencias del programa, no lograron controlar las ventas e inventarios, así que operaban de manera manual e independiente en todas sus sucursales, por lo cual decidieron comenzar a usar Microsip con nosotros.

Implementación de Punto de Venta

Se realiza el análisis de su proceso de venta manual, la forma en que se atendía al cliente y como se registraba las ventas. También se analizo el proceso del centro de servicio y el seguimiento a los mismos.

Microsip Punto de Venta

Se propone a los dueños implementar el punto de venta para el control de los cobros en las sucursales, el auditar con un corte de caja a los encargados de las sucursales, también emitir un comprobante de venta y facturas a quien lo requiera. También se controla los servicios creando una orden de venta en donde se captura todos los servicios y refacciones que se consumen durante el servicio para al final ser cobrado en la caja

Implementación Microsip Ventas

Se implementa el modulo de ventas para separa los pedidos y ventas de los clientes mayoristas de la venta de mostrador. Estas ventas son surtidas desde el CEDIS y enviadas a los mayoristas.

En una segunda etapa se implementa un módulo B2B (Business to Business) para darle atención a sus clientes mayoristas. En una interfaz web los mayoristas levantan sus pedidos, los cuales se sincronizan automáticamente a Microsip para ser surtidos y enviados por el CEDIS a sus clientes

Implementación Microsip Compras

Se revisa el proceso que se maneja en compras, la forma de realizar el pedido al proveedor, la recepción de mercancía y captura de la compra para la afectación de inventarios en un archivo de Excel.

Se implementa el modulo de compras para tener un orden en las compras, el capturar las compras y estás hagan la afectación al inventario del almacén del CEDIS, tanto en unidades como en costos, el poder obtener reportes de compras por proveedor, sugerencias de compras y artículos mas comprados.

Implementación de Inventarios

Como no se tenía un sistema para el control de inventarios, todo se llevaba en un archivo de Excel, donde capturaban las entradas (compras) y las salidas de cada sucursal, esto representaba un trabajo muy arduo para la administración de inventarios.

Microsip Inventarios

Se implementa el módulo de inventarios para el control de los mismos, se crearon los almacenes de cada sucursal y ahí se realizan las afectaciones por entradas (compras) y salidas (ventas) y ajustes por garantías, también se configura para que los equipos lleven un control por número de serie para efectos de facturación y garantía.

En el modulo de inventarios también permite la emisión de los reportes de Existencia y valor del inventario, Kardex de los artículos, situación del inventario entre otros.

En una segunda etapa se implementa una herramienta de Inventarios Físicos a Puerta abierta, con esto se puede realizar el conteo por líneas, no importando que haya entradas y salidas de productos. Al finalizar el conteo, la herramienta determina el conteo, las entras y salidas que hay y da un resultado final, para después ser aplicado y el inventario este correcto.

Esta herramienta se utiliza para realizar inventarios en los CEDIS y sucursales.

Y por ultimo se implementa un modulo para etiquetado de artículos, con este módulo los artículos que no tengan código de barras se le genera uno a partir de la clave de articulo registrada en Microsip y se imprime en una impresora especial de etiquetas. Todos los artículos salen de CEDIS debidamente etiquetados para que en el punto de venta el cobro sea más ágil.

Implementación de software Cuentas por cobrar

En un principio no se manejaba ventas a crédito, pero con la venta a mayoristas, se tuvo la necesidad de controlar créditos directamente en sistema.

Con Microsip se implementa la gestión de la cobranza en el módulo de Cuentas por Cobrar, en este modulo se registran los pagos de los clientes mayoristas y se les elabora su Recibo Electrónico de pago. También obtenemos reportes detallados de la cobranza, lo que ya esta vencido y lo que esta por vencer de tos clientes.

Implementación software para Administrador de Sucursales

El proceso de surtimiento a sucursales era de manera manual, por medio de un listado escrito o por Excel, se enviaba a CEDIS los productos que se necesitaban por cada sucursal.

Se implementa el Administrador de Sucursales de Microsip, con el cual las sucursales pueden levantar en sistema una Solicitud de Traspaso donde capturan los artículos que necesitan. Esta solicitud llega a CEDIS y se analiza para ver que productos se le enviará, esta solicitud se trasforma en un Traspaso entre Sucursales el cual se imprime, se prepara el traspaso y se envía la mercancía. Al llegar los artículos, la sucursal revisa su mercancía y acepta a nivel sistema ese traspaso para que esa mercancía ahora forme parte de su inventario.

Soporte Microsip para Ferreteria FIMSA Chiapas

El servicio más solicitado por la empresa es: La actualización del software año con año para contar la última versión de Microsip, asesoría sobre nuevas funcionalidades y la instalación de nuevas terminales por expansión de la empresa.

Microsip el programa para Ferreterías

Este es un caso de éxito en donde se puede ver la implementación de un administrador de sucursales, ya que el controlar en tiempo real es un proceso complejo donde se puede llegar a consumir muchos recursos, pero al tener una herramienta que te facilita el control de estas, se reduce tiempos operativos y se puede realizar una mejor planificación en la parte de logística y surtimiento de las sucursales.

También la centralización de sucursales a través de un servidor central y la interconexión por medio de escritorio remoto, facilita la implementación de un administrador de sucursales, ya que toda la información está un lugar central, en el cual se administra toda la información como inventarios, almacén, ventas, etc.

Es importante recalcar que el éxito de la implementación de este proyecto es que se trabaja hombro a hombro con el empresario, y que siempre debe haber supervisión de todos los procesos del sistema, ayudo mucho para alcanzar el éxito de implementación en la empresa, contar con un personal de sistemas ya que es fundamental, para que ante cualquier contingencia se tenga un soporte oportuno y no detener la operación de las sucursales.

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